Giấy Phép Thành Lập Công Ty

Mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng bằng tiếng Anh chuẩn là công cụ giao tiếp chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp Việt Nam xác nhận đơn hàng với đối tác quốc tế, tránh hiểu lầm về số lượng, giá cả và thời gian giao hàng. Bài viết dưới đây cung cấp mẫu mới nhất và cách áp dụng hiệu quả, cùng Giấy phép thành lập công ty, để doanh nghiệp bạn nổi bật trên thị trường toàn cầu.

1. Thông tin về mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng bằng tiếng Anh

Mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng bằng tiếng Anh chuẩn đóng vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng quốc tế, giúp doanh nghiệp tránh sai sót dẫn đến phạt chậm giao hàng hoặc hủy hợp đồng.

• Mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng bằng tiếng Anh chuẩn theo pháp luật Việt Nam hiện hành giúp doanh nghiệp xác nhận chi tiết đơn hàng như 1.000 tấn cà phê robusta, giá FOB 2.500 USD/tấn, thời gian giao 30 ngày, tránh tranh chấp khi khách hàng Mỹ viện dẫn sai số lượng theo Điều 24 Luật Thương mại 2005 (sửa đổi 2023).
• Thư xác nhận là tài liệu bắt buộc khi mở L/C tại ngân hàng, với bản dịch công chứng theo Luật Công chứng 2024, giúp thông quan hải quan nhanh chóng trong 24 giờ thay vì 5 ngày, tiết kiệm chi phí lưu kho lên đến 5.000 USD cho lô hàng lớn.
• Mẫu tiếng Anh hỗ trợ doanh nghiệp khởi kiện tại VIAC nếu đối tác vi phạm, chứng minh đơn hàng đã được xác nhận bằng văn bản, giảm rủi ro mất 20% doanh thu từ hợp đồng quốc tế theo Bộ luật Dân sự 2015.

2. Mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng bằng tiếng Anh

Mẫu 1 – Thư xác nhận đơn đặt hàng chuyên nghiệp

Subject: Order Confirmation – [Order Number or Product Name]

Dear [Customer’s Name],

Thank you for your order with [Your Company Name]. We are pleased to confirm that we have received your purchase order [Order Number: XXXX] dated [Date].

Order Details:

• Product(s): [List of products]
• Quantity: [e.g., 200 units]
• Unit Price: [e.g., $25.00 per unit]
• Total Amount: [e.g., $5,000.00]
• Expected Delivery Date: [e.g., October 20, 2025]
• Delivery Method: [e.g., DHL Express / FOB Haiphong Port]
• Payment Terms: [e.g., 50% deposit, 50% upon delivery]

We will proceed with the order as per the agreed terms and conditions. Please review the above information carefully and let us know if there are any corrections or additional instructions.

Thank you for choosing [Your Company Name]. We look forward to continuing our successful cooperation.

Best regards,
[Your Name]
 [Your Position]
 [Company Name]
 [Phone Number] | [Email Address]
 [Company Address]

Mẫu 2 – Ngắn gọn, thân thiện

Subject: Confirmation of Your Order – [Order Number]

Dear [Customer’s Name],

We would like to confirm that your order [Order Number] has been received and is now being processed.

The estimated delivery date is [Date]. You will receive a notification once your order has been shipped.

Thank you for your trust in our products and services. Please feel free to contact us if you have any questions.

Kind regards,
[Your Name]
 [Company Name]

>>> Tải ngay: Mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng bằng tiếng Anh tại đây!

3. Quy trình soạn thảo mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng bằng tiếng Anh chuẩn

Quy trình soạn thảo mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng bằng tiếng Anh chuẩn được thực hiện theo 4 bước đơn giản, đảm bảo thư có giá trị pháp lý và chuyên nghiệp.

• Bước 1: Thu thập thông tin đơn hàng và tải mẫu Doanh nghiệp tải mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng bằng tiếng Anh chuẩn từ Cổng thông tin điện tử Bộ Công Thương, điền chi tiết như Order No. 2025-001, ngày đặt hàng 15/11/2025, sản phẩm “1000 units of iPhone cases, model ABC-123”, theo Điều 401 Bộ luật Dân sự 2015.
• Bước 2: Soạn thảo nội dung chính Viết phần mở đầu “We are pleased to confirm receipt of your order dated November 15, 2025”, liệt kê chi tiết hàng hóa, giá CIF 500 USD/unit, tổng giá trị 500.000 USD, điều khoản thanh toán T/T 30% trước, ký tên đại diện theo Luật Giao dịch điện tử 2023.
• Bước 3: Kiểm tra và công chứng nếu cần Kiểm tra lỗi chính tả bằng Grammarly, công chứng thư nếu giá trị trên 100.000 USD theo Luật Công chứng 2024, lệ phí 200.000 đồng/trang, đảm bảo tính pháp lý cho giao dịch quốc tế.
• Bước 4: Gửi thư và lưu trữ Gửi email với tiêu đề “Order Confirmation #2025-001 – ABC Import Co.”, đính kèm PDF ký số, lưu trữ trên hệ thống ERP để theo dõi vận đơn và hóa đơn sau này.

4. Các quy định pháp luật liên quan đến mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng bằng tiếng Anh chuẩn

Pháp luật Việt Nam hiện hành cung cấp khung pháp lý rõ ràng cho thư xác nhận đơn hàng trong giao dịch thương mại quốc tế, đảm bảo tính minh bạch và khả thi.

• Bộ luật Dân sự 2015 tại Điều 401 quy định thư xác nhận đơn hàng là thỏa thuận bổ sung hợp đồng mua bán, có thể lập bằng tiếng Anh nếu bên mua là người nước ngoài, hiệu lực từ thời điểm gửi nhận.
• Luật Thương mại 2005 (sửa đổi 2023) tại Điều 24 yêu cầu thư xác nhận phải ghi rõ Incoterms, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng, phạt vi phạm từ 8-12% giá trị đơn hàng.
• Luật Công chứng 2024 tại Điều 62 quy định công chứng thư xác nhận đơn hàng trên 500 triệu đồng, bao gồm bản dịch tiếng Anh chính xác, thời gian công chứng 3 ngày làm việc.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 hướng dẫn thi hành Luật Thương mại, ban hành mẫu thư xác nhận đơn hàng tại Phụ lục II, kèm hướng dẫn dịch thuật song ngữ cho doanh nghiệp xuất khẩu.
• Thông tư 39/2018/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 86/2024/TT-BTC) quy định khai thuế GTGT đối với đơn hàng quốc tế, yêu cầu thư xác nhận kèm hóa đơn thương mại để khấu trừ thuế đầu vào.

5. Lưu ý khi sử dụng mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng bằng tiếng Anh chuẩn

Để mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng bằng tiếng Anh chuẩn phát huy hiệu quả tối đa, doanh nghiệp cần chú trọng các lưu ý quan trọng trong quá trình soạn thảo và gửi.

• Sử dụng thuật ngữ chuẩn như “order confirmation” thay vì “purchase acknowledgment”, “FOB price” thay vì “delivery cost” để phù hợp Incoterms 2020, tránh bị hải quan đối tác từ chối thông quan.
• Ghi rõ điều khoản kiểm tra hàng hóa bởi bên thứ ba như SGS tại cảng xuất, kèm biên bản kiểm tra bằng song ngữ, tránh tranh chấp chất lượng khi hàng về kho khách hàng.
• Bổ sung phụ lục thư về tỷ giá thanh toán USD/VND theo tỷ giá Ngân hàng Nhà nước ngày xác nhận, kèm điều khoản bất khả kháng theo Luật Thương mại 2005 (sửa đổi 2023).
• Lưu trữ thư xác nhận trên nền tảng đám mây như Google Drive với chữ ký số, sẵn sàng xuất trình khi thanh tra thuế hoặc trọng tài yêu cầu chứng minh giao dịch hợp pháp.

Mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng bằng tiếng Anh là nền tảng pháp lý vững chắc giúp doanh nghiệp Việt Nam giao dịch an toàn với đối tác quốc tế, bảo vệ lợi ích từ giá cả đến thời gian giao hàng. Để được hỗ trợ tải mẫu song ngữ mới nhất, dịch thuật công chứng hoặc tư vấn soạn thảo thư xác nhận đơn hàng, hãy liên hệ Giấy phép thành lập công ty ngay hôm nay để nhận dịch vụ pháp lý thương mại trọn gói, chuyên nghiệp với chi phí hợp lý.

Xem thêm Chuyển nhượng cổ phần dưới mệnh giá có được không?

Xem thêm Chuyển nhượng cổ phần khi chưa góp đủ vốn ra sao?