Giấy Phép Thành Lập Công Ty

Mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng Anh là văn bản pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp Việt Nam mời chuyên gia, đối tác hoặc nhân sự nước ngoài nhập cảnh hợp pháp để làm việc ngắn hạn, tuân thủ pháp luật Việt Nam hiện hành. Cùng Giấy phép thành lập công ty tìm hiểu chi tiết mẫu thư này và cách thực hiện đúng quy định!

1. Ý nghĩa của mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng Anh

Mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng Anh đóng vai trò quyết định trong việc hỗ trợ người nước ngoài nhập cảnh hợp pháp và bảo vệ trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp mời. Đây là chứng từ chính thức được cơ quan xuất nhập cảnh kiểm tra.

• Mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng Anh được sử dụng để doanh nghiệp Việt Nam mời chuyên gia nước ngoài thực hiện dự án FDI, đào tạo chuyển giao công nghệ, họp cổ đông, ký kết hợp đồng trị giá trên 100.000 USD, theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Thông tư 04/2024/TT-BTP.
• Thư này phải có chữ ký Giám đốc, đóng dấu công ty và ghi rõ thời gian công tác (tối đa 3 tháng) để nộp tại Đại sứ quán hoặc Cửa khẩu quốc tế.
• Thư mời là cơ sở để Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an cấp visa DN1 (công tác doanh nghiệp) hoặc DN2 (đối tác đầu tư), đồng thời giúp người nước ngoài được miễn visa 45 ngày nếu thuộc 13 quốc gia theo Nghị định 45/2024/NĐ-CP. Một thư chuẩn giúp rút ngắn thời gian xét duyệt từ 7 ngày xuống còn 3 ngày làm việc.
• Việc cấp thư đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh vi phạm pháp luật lao động nước ngoài, như mời người nước ngoài làm việc không đúng mục đích dẫn đến xử phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP và Nghị định 144/2021/NĐ-CP.
• Tài liệu này hỗ trợ lưu trữ hồ sơ công tác, giúp doanh nghiệp báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài hàng quý cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, theo Luật Giao dịch điện tử 2023.

2. Mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng Anh

Mẫu 1

Letter of Invitation

Dear The U.S. Consulate General Officer,

I am writing this letter to confirm that Faca Company, located at 123 Main Street, Anytown, CA 12345, will be hosting Ms. Hien Nguyen, who is an employee of Allure Alchemy Company, during her upcoming business trip to the United States.

The purpose of the trip is to attend important business meetings for 2024. It will occur from February 1st, 2024 to February 6th, 2024. During this time, Ms. Hien Nguyen will be visiting various individuals, including Mr. Mitchell Grey, Mr. Ethan Marshall and Mrs. Mia Harper.

We confirm that Ms. Hien Nguyen is an employee of Allure Alchemy and holds the position of business manager. Her passport number is ______, and she is a national of Vietnamese. We assure you that Ms. Hien Nguyen has strong ties to her home country and will return after the trip.

Ms. Hien Nguyen will stay at The Peninsula Hotels during her visit. We will cover all her expenses, including travel, accommodations, meals, and daily expenses. We have attached the relevant financial documents to this letter.

We assure you that Ms. Hien Nguyen will abide by all the USA rules and regulations during her stay, and we take full responsibility for her actions while she is here.

Thank you for considering this visa application.

Sincerely,

[Chữ ký tay]

Chloe Grace

Business Manager

Faca Company, 123 Main Street, Anytown, CA 12345, USA

1-XXX-YYY-ZZZZ

Mẫu 2

Letter of Invitation

Dear Officer,

Please inform that Mr. Quang Pham Van, a Sales Manager for StellarShip Logistics Corporation is invited for a business visit to our company – TransGlobal Express, located at 68 Main Street, Anytown, CA 12345, the United States.

Mr. Quang Pham Van will be going to Germany for business meetings. He will be meeting with Mr. Peter Mueller, the CEO, and Ms. Anna Schmidt, the Head of Marketing.

Mr. Quang Pham Van plans to travel to the United States on February 15, 2024, and stay there until February 20, 2024.

Based on our experience, we feel confident that Mr. Quang Pham Van will maintain a high degree of integrity while in the United States. With this in mind, our company will assume full financial responsibility for his trip and insure his round-trip transportation to and from the United States, as well as all local expenses.

Mr. Quang Pham Van will provide no technical services and has no intention to immigrate to the United States.

Should you need any additional information, please contact me at 1-XXX-YYY-ZZZZ or mitchellgrey.mcg@transglobal.com.

Sincerely,

Chữ ký tay

Mitchell Grey

Sales Manager

TransGlobal Express, 68 Main Street, Anytown, CA 12345, USA

1-XXX-YYY-ZZZZ

Mẫu 3

Letter of Invitation

Dear Officer,

This letter is to confirm that we – Nature’s Preserve Co. in Los Angeles, California, would like to extend our formal invitation to Ms. Anh Duong to visit our company.

Ms. Anh Duong plans to visit the United States to participate in a series of business meetings during the period from June 15, 2024 to June 25, 2024 for 10 days. Ms. Anh Duong’s personal information for this visa request is below:

First Name: Anh

Last Name: Duong

Sex: Female

Date of Birth: June 15, 1997

Nationality: Vietnamese

Current Occupation: Deputy Marketing Manager

Passport No: ______

Issue date: ______                                                   Expire date: ______

Nature’s Preserve Co. is a leading agricultural conglomerate specializing in cultivating and distributing premium crops with a focus on sustainability. Our commitment to eco-friendly practices ensures the delivery of high-quality, responsibly sourced agricultural products to global markets.

Ms. Anh Duong will be staying at the Sunset Grand Hotel Hotel located at 123 Ocean View Avenue, Santa Monica, CA 90401, USA. The entire expense for this trip, including airfare, hotel, and insurance will be covered by Nature’s Preserve Co.

Nature’s Preserve Co. would appreciate it if you could issue a business visa for Ms. Anh Duong’s upcoming trip to the United States. Please do not hesitate to contact us at 1-XXX-XXX-XXXX should you have any questions regarding this visa request.

Best regards,

Chữ ký tay

Isabella Faith

CEO

Nature’s Preserve Co., Los Angeles, California

1-XXX-XXX-XXXX

>>> Tải ngay: Mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng Anh tại đây!

3. Nội dung cần có trong mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng Anh

Mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng Anh phải bao gồm đầy đủ 6 phần chính theo yêu cầu của Bộ Công an và Bộ Ngoại giao để được chấp nhận 100%.

• Thông tin doanh nghiệp mời, gồm tiêu đề “Letter of Invitation for Business Trip”, tên công ty đầy đủ, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, email, giấy phép đầu tư (nếu là FDI), cần in trên giấy có tiêu đề thư (letterhead) có logo và đóng dấu đỏ ở góc trên bên phải.
• Thông tin người được mời, họ tên đầy đủ theo hộ chiếu (Mr. Robert James Wilson), chức danh (Technical Director), quốc tịch (United Kingdom), số hộ chiếu (987654321), ngày sinh, cần ghi chính xác 100% để khớp với đơn xin visa và tờ khai nhập cảnh.
• Mục đích và lịch trình công tác, nêu rõ “to conduct technical training for our new production line from December 10 to December 24, 2025”, địa điểm làm việc (Nhà máy số 2, KCN VSIP Hải Phòng), lịch trình chi tiết (ngày họp, đào tạo, kiểm tra thiết bị), phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty.
• Thời gian nhập cảnh và lưu trú, ngày nhập cảnh dự kiến (10 December 2025), ngày xuất cảnh (25 December 2025), nơi lưu trú (khách sạn 5 sao hoặc nhà khách công ty), cam kết “Our company will be fully responsible for all expenses and legal compliance during his stay in Vietnam”.
• Cam kết trách nhiệm pháp lý, doanh nghiệp chịu trách nhiệm đưa đón, ăn ở, chi phí y tế, xuất cảnh đúng hạn, không để người nước ngoài làm việc trái phép, theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
• Chữ ký và con dấu, Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật ký tay, ghi rõ họ tên, chức danh, ngày tháng năm, đóng dấu đỏ công ty, kèm bản sao giấy phép kinh doanh và giấy phép lao động (nếu có).

4. Quy trình cấp mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng Anh

Quy trình cấp mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng Anh cần thực hiện đúng trình tự để đảm bảo người nước ngoài nhận visa kịp thời. Dưới đây là các bước cụ thể để thực hiện nhanh chóng trong 3-5 ngày.

• Bước 1: Kiểm tra điều kiện pháp lý
  Xác minh mục đích công tác phù hợp ngành nghề kinh doanh, chuẩn bị hợp đồng dịch vụ, biên bản họp HĐQT (nếu cần) trong vòng 24 giờ.
• Bước 2: Soạn thảo và phê duyệt thư mời
  Phòng pháp chế soạn thư theo mẫu chuẩn, Giám đốc ký và đóng dấu, scan file PDF chất lượng cao trong vòng 48 giờ.
• Bước 3: Gửi thư mời chính thức
  Gửi bản scan qua email có chữ ký số và bản gốc qua DHL cho người được mời trong vòng 3 ngày, đồng thời chuẩn bị hồ sơ bảo lãnh tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh nếu cần.
• Bước 4: Hỗ trợ xin visa và đón tiếp
  Hướng dẫn người được mời nộp hồ sơ tại Đại sứ quán hoặc sân bay quốc tế, bố trí đón tại cửa khẩu, khai báo tạm trú trong 24 giờ sau khi nhập cảnh.

5. Lưu ý khi sử dụng mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng Anh

Để mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng Anh được chấp thuận ngay lần đầu và tránh rủi ro pháp lý, cần lưu ý một số điểm quan trọng. Các lưu ý này giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định và bảo vệ uy tín.

• Thư phải được cấp trên giấy có tiêu đề thư chính thức, có mã số doanh nghiệp và dấu đỏ, không chấp nhận thư viết tay hoặc chỉ gửi file Word theo yêu cầu của Bộ Công an.
• Thời gian công tác tối đa 3 tháng, nếu vượt quá phải xin giấy phép lao động theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Sai mục đích công tác có thể bị phạt từ 80-100 triệu đồng.
• Đối với chuyên gia từ các nước miễn visa 45 ngày (Nhật, Hàn, EU), vẫn cần thư mời chính thức để khai báo tạm trú và gia hạn nếu cần.
• Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm 100% nếu người được mời vi phạm pháp luật Việt Nam (ở quá hạn, làm việc trái phép), mức phạt lên đến 200 triệu đồng.

Mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng Anh là công cụ pháp lý không thể thiếu giúp doanh nghiệp Việt Nam hợp tác hiệu quả với đối tác và chuyên gia nước ngoài, đồng thời tuân thủ nghiêm ngặt pháp luật Việt Nam hiện hành. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo thư mời chuẩn Bộ Công an, dịch thuật công chứng, bảo lãnh visa công tác hoặc dịch vụ pháp lý doanh nghiệp trọn gói, hãy liên hệ Giấy phép thành lập công ty để được đội ngũ luật sư và chuyên gia hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và tận tình!

Xem thêm Các mẫu thư mời tham dự tiệc tất niên mới nhất

Xem thêm Mẫu thư mời tham dự hội nghị khách hàng ấn tượng