Giấy Phép Thành Lập Công Ty

Mẫu biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn là một trong những thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử một cách hợp pháp, minh bạch theo quy định của pháp luật hiện hành. Bài viết này được Giấy phép thành lập công ty nghiên cứu và tổng hợp nhằm cung cấp cái nhìn chi tiết về nội dung liên quan đến mẫu biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn điện tử.

1. Có bắt buộc lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn điện tử không?

Việc có bắt buộc lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn điện tử hay không là thắc mắc của nhiều doanh nghiệp. Câu trả lời sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp sai sót cụ thể.

Theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điểm b Khoản 1 Điều 15 Thông tư 78/2021/TT-BTC, đối với trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã đã gửi cho người mua mà bị sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế của người mua, thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập biên bản điều chỉnh. Bên bán chỉ cần thông báo cho người mua về việc sai sót và lập hóa đơn điều chỉnh.

Tuy nhiên, đối với các trường hợp sai sót làm thay đổi giá trị hàng hóa, dịch vụ, tiền thuế GTGT (tăng hoặc giảm), hoặc các sai sót khác mà cần có sự xác nhận thống nhất giữa hai bên, thì việc lập biên bản thỏa thuận là cực kỳ cần thiết và khuyến khích để làm căn cứ cho việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Mặc dù pháp luật có thể không quy định "bắt buộc" 100% trong mọi trường hợp, nhưng việc có biên bản thỏa thuận giúp tránh tranh chấp, chứng minh sự đồng thuận của hai bên và đảm bảo tính hợp lệ cho các chứng từ kế toán, thuế sau này.

2. Hóa đơn có sai về tên có cần phải lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn điện tử không?

Đây là một trong những loại sai sót thường gặp nhất và cách xử lý cũng đã được pháp luật quy định khá rõ ràng.

Theo Điểm b Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã đã gửi cho người mua mà có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế của người mua, thì người bán chỉ cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Sau đó, người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh các chỉ tiêu sai sót này. Điều này có nghĩa là, đối với các lỗi sai về tên người mua (nếu mã số thuế đúng), việc lập biên bản thỏa thuận không phải là yêu cầu bắt buộc của pháp luật. Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn chọn lập biên bản để tăng cường tính minh bạch, sự đồng thuận giữa hai bên và để có đầy đủ bằng chứng lưu trữ nội bộ, đặc biệt là khi giao dịch có giá trị lớn hoặc đối tác yêu cầu.

Xem thêm: Mẫu điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu mới nhất

3. Mẫu biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn điện tử

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do  – Hạnh phúc

—————————-

BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN

(Số………….)

– Căn cứ vào Hợp đồng số….ký ngày…. (nếu có),

– Căn cứ Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 06 năm 2019;

– Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định về hoá đơn, chứng từ;

– Căn cứ Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Căn cứ Thông tư 32/2025/TT-BTC ngày 31 tháng 5 năm hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hôm nay, ngày ……/ ……./ 20…, đại diện hai bên gồm có:

BÊN A:

Địa chỉ:………………………………………………………………. ………………………….

Điện thoại: ………………………..MST: ………………………………………………………..

Do Ông (Bà):……………………………..Chức vụ: ……………………………………………..

BÊN B:

Địa chỉ:…………………………………………………………………………………………….

Điện thoại: ……………………….MST: ………………………………………………………….

Do Ông (Bà):………………………………………….Chức vụ: …………………………………

Hai bên cùng thống nhất lập bản ghi nhận sai sót do bên bán xuất bán hàng cho bên mua tại hóa đơn số ……., ký hiệu ….., lập ngày ….. đã kê khai vào kỳ Quý …… Nay lập hóa đơn điều chỉnh số ….., ký hiệu ….. ngày ……..

Lý do điều chỉnh: ……………………………………………………………………………………………………..

1. Nội dung trước khi điều chỉnh là:……………………………………………………………………………

2. Nội dung đúng là: ………………………………………………………………………………………………..

3. Hai bên thống nhất điều chỉnh như sau: ………………………………………………………………….

Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc điều chỉnh hóa đơn này.

Biên bản này lập thành 02 bản, có giá trị pháp lý như nhau. Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản.

>>> Tải Mẫu biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn điện tử

Xem thêm: Mẫu quyết định điều chỉnh lương đóng BHXH chuẩn nhất

4. Quy trình lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn điện tử

Để đảm bảo biên bản điều chỉnh hóa đơn được công nhận và hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình sau:

• Bước 1: Xác định sai sót trên hóa đơn điện tử đã phát hành và thông báo cho bên mua biết.
• Bước 2: Thỏa thuận với bên mua về nội dung sai sót và phương án giải quyết, bao gồm cách thức điều chỉnh hoặc thay thế.
• Bước 3: Soạn thảo biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn điện tử, ghi đầy đủ thông tin hai bên, nội dung sai, phương án điều chỉnh.
• Bước 4: Ký kết biên bản giữa đại diện hai bên, lưu giữ biên bản làm căn cứ xuất hóa đơn điều chỉnh.
• Bước 5: Lập và phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định, kèm theo biên bản đã ký.

Mẫu biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn là bằng chứng pháp lý quan trọng giúp các bên xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử một cách hợp pháp, rõ ràng và minh bạch. Việc lập đầy đủ, chính xác mẫu biên bản này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về thuế và tranh chấp pháp lý sau này. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ lập mẫu biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn chuẩn theo quy định mới nhất, quý khách vui lòng liên hệ Giấy phép thành lập công ty để nhận giải pháp tối ưu và chuyên nghiệp nhất.