Công ty mới thành lập có cần kế toán trưởng là một trong những thắc mắc phổ biến mà các chủ doanh nghiệp thường gặp phải khi bắt đầu hành trình kinh doanh. Việc tuân thủ đúng quy định pháp luật về tổ chức bộ máy kế toán không chỉ giúp tránh các rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo hoạt động tài chính diễn ra suôn sẻ từ những ngày đầu. Cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết này, kết hợp với các dịch vụ hỗ trợ từ Giấy phép thành lập công ty.
1. Công ty mới thành lập có cần kế toán trưởng không theo luật?
Pháp luật Việt Nam hiện nay có những quy định mang tính hỗ trợ và tạo điều kiện linh hoạt về mặt thời gian cho các doanh nghiệp mới gia nhập thị trường.
Căn cứ theo quy định tại Điều 20 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các đơn vị kế toán mới thành lập được phép khuyết vị trí kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán trong thời hạn tối đa là 12 tháng kể từ ngày thành lập. Điều này đồng nghĩa với việc trong năm đầu tiên hoạt động, doanh nghiệp không bắt buộc phải có ngay chức danh kế toán trưởng trên các quyết định nhân sự hay hồ sơ đăng ký thuế. Quy định này giúp các startup tiết kiệm chi phí nhân sự cấp cao khi quy mô nghiệp vụ tài chính còn đơn giản, tạo khoảng trống để doanh nghiệp ổn định cấu trúc bộ máy trước khi đi vào vận hành chuyên sâu.
Dù được phép khuyết vị trí trưởng bộ phận, nhưng doanh nghiệp tuyệt đối không được để trống hoàn toàn công tác kế toán. Theo Luật Kế toán 2015, người đại diện theo pháp luật của công ty phải có trách nhiệm bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán để thực hiện việc ghi chép sổ sách, lập báo cáo tài chính và kê khai thuế định kỳ. Trong giai đoạn 12 tháng đầu, nếu chưa bổ nhiệm kế toán trưởng, doanh nghiệp phải cử người phụ trách kế toán để thay thế tạm thời. Việc thiếu nhân sự thực hiện các nghiệp vụ này sẽ khiến doanh nghiệp không thể hoàn tất báo cáo quyết toán năm, dẫn đến các chế tài xử phạt hành chính nghiêm khắc.
2. Quy định chi tiết về thời hạn và điều kiện bổ nhiệm kế toán trưởng
Khi kết thúc giai đoạn ưu đãi 12 tháng, doanh nghiệp phải thực hiện việc chuẩn hóa nhân sự để đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về chuyên môn kế toán.
- Thời hạn bắt buộc bổ nhiệm và duy trì chức danh
Sau khi hết thời hạn 12 tháng kể từ ngày thành lập, mọi đơn vị kế toán phải thực hiện bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán theo quy định của Luật Kế toán 2015. Trường hợp vị trí kế toán trưởng bị khuyết trong quá trình hoạt động sau này, doanh nghiệp chỉ được phép để trống trong thời gian tối đa 06 tháng và phải cử người phụ trách kế toán tạm thời trong giai đoạn chuyển tiếp đó. Việc chậm trễ bổ nhiệm vượt quá thời hạn quy định sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo quy định tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán.
- Tiêu chuẩn chuyên môn và đạo đức hành nghề
Người được bổ nhiệm vào vị trí kế toán trưởng phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện tại Điều 54 Luật Kế toán 2015. Cụ thể, nhân sự này phải có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết và có ý thức chấp hành pháp luật. Về chuyên môn, kế toán trưởng bắt buộc phải có chuyên môn nghiệp vụ về kế toán từ trình độ trung cấp trở lên và chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng theo quy định của Bộ Tài chính. Ngoài ra, họ cần có thời gian công tác thực tế ít nhất là 02 năm đối với người có trình độ đại học trở lên hoặc ít nhất là 03 năm đối với người có trình độ trung cấp, cao đẳng.
3. Lợi ích của việc bổ nhiệm kế toán trưởng sớm cho doanh nghiệp mới
Sự hiện diện của một kế toán trưởng thực thụ ngay từ giai đoạn đầu mang lại giá trị quản trị lớn lao hơn rất nhiều so với việc chỉ đơn thuần là tuân thủ pháp luật.
- Thiết lập hệ thống kiểm soát tài chính và quản trị rủi ro thuế
Kế toán trưởng có vai trò xây dựng hệ thống quy trình thu thập và xử lý chứng từ khoa học, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền ra vào. Trong những tháng đầu thành lập, doanh nghiệp thường phát sinh nhiều chi phí chuẩn bị đầu tư; nếu không có sự hướng dẫn chuyên môn, các hóa đơn này rất dễ bị loại khỏi chi phí hợp lý khi quyết toán thuế do sai sót về nội dung hoặc hình thức. Việc bổ nhiệm sớm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa số thuế phải nộp thông qua việc vận dụng đúng các chính sách ưu đãi đầu tư, đồng thời tránh các khoản phạt chậm nộp hoặc phạt khai sai không đáng có.
- Gia tăng uy tín tài chính và hỗ trợ huy động vốn
Báo cáo tài chính có chữ ký của kế toán trưởng đủ điều kiện hành nghề luôn có độ tin cậy cao hơn đối với các đối tác và tổ chức tín dụng. Khi doanh nghiệp có nhu cầu vay vốn ngân hàng để mở rộng kinh doanh, hồ sơ tài chính minh bạch và được chuẩn hóa bởi chuyên gia sẽ là điểm cộng lớn để được phê duyệt hạn mức tín dụng nhanh chóng. Ngoài ra, kế toán trưởng còn đóng vai trò tham mưu cho ban lãnh đạo trong việc phân tích các chỉ số tài chính, dự báo ngân sách, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và bền vững cho đơn vị.
4. Các trường hợp bắt buộc phải bổ nhiệm kế toán trưởng sau giai đoạn miễn trừ
Mỗi loại hình và quy mô doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu khác nhau về việc tổ chức nhân sự kế toán sau khi kết thúc năm đầu tiên hoạt động.
- Đối với doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ
Theo quy định tại Điều 49 Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, các đơn vị này có thể lựa chọn bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán. Điều này tạo sự linh hoạt cho các công ty có ít nghiệp vụ tài chính, cho phép họ bố trí nhân sự phù hợp với ngân sách nhưng vẫn đảm bảo có người chịu trách nhiệm cao nhất về chuyên môn. Tuy nhân, dù là chức danh nào thì nhân sự đó vẫn phải đảm bảo các tiêu chuẩn về bằng cấp chuyên môn và kinh nghiệm công tác theo đúng quy định để các báo cáo gửi cơ quan chức năng có đầy đủ giá trị pháp lý.
- Đối với doanh nghiệp quy mô lớn và đơn vị kế toán nhà nước
Các doanh nghiệp có vốn điều lệ lớn, công ty cổ phần niêm yết hoặc các đơn vị có vốn nhà nước bắt buộc phải bổ nhiệm kế toán trưởng theo cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán chuyên nghiệp. Những đơn vị này không được phép chỉ sử dụng người phụ trách kế toán sau khi hết thời gian miễn trừ ban đầu. Hồ sơ bổ nhiệm phải được lưu trữ đầy đủ tại trụ sở doanh nghiệp, bao gồm quyết định bổ nhiệm, bằng cấp, chứng chỉ bồi dưỡng và hợp đồng lao động để xuất trình khi cơ quan chức năng thực hiện thanh tra, kiểm tra định kỳ về tình hình tổ chức nhân sự tại đơn vị.
5. Câu hỏi thường gặp
Có được thuê dịch vụ kế toán trưởng từ các công ty bên ngoài không?
Căn cứ Điều 56 Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp hoàn toàn được phép thuê dịch vụ kế toán hoặc dịch vụ kế toán trưởng từ các đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán chuyên nghiệp đã được Bộ Tài chính cấp phép.
Những đối tượng nào bị cấm đảm nhiệm vị trí kế toán trưởng?
Luật Kế toán 2015 nghiêm cấm một số đối tượng không được làm kế toán, bao gồm người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang bị cấm hành nghề kế toán. Đặc biệt, để đảm bảo tính khách quan, các thân nhân như cha đẻ, mẹ đẻ, vợ, chồng, con đẻ, anh, chị, em ruột của người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu đơn vị kế toán không được làm kế toán trưởng tại cùng đơn vị đó.
Hậu quả pháp lý khi không bổ nhiệm kế toán trưởng đúng thời hạn?
Khi hết thời hạn 12 tháng miễn trừ mà doanh nghiệp không thực hiện bổ nhiệm chức danh kế toán theo quy định, đơn vị sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP. Ngoài việc nộp phạt tiền, doanh nghiệp còn gặp khó khăn trong các giao dịch pháp lý đòi hỏi xác nhận tài chính hoặc khi thực hiện quyết toán thuế với cơ quan quản lý.
Công ty mới thành lập có cần kế toán trưởng là vấn đề then chốt để đảm bảo sự phát triển bền vững và tuân thủ pháp luật từ những bước đầu tiên. Việc nắm rõ quy định từ Luật Kế toán 2015 sẽ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro không đáng có, đồng thời tối ưu hóa quản lý tài chính. Nếu bạn đang băn khoăn về thủ tục này, hãy liên hệ Giấy phép thành lập công ty ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ toàn diện, giúp hành trình kinh doanh của bạn suôn sẻ hơn bao giờ hết.
Để lại một bình luận