Giấy Phép Thành Lập Công Ty

Mẫu biên bản họp tạm ngừng kinh doanh là một tài liệu quan trọng, đóng vai trò cốt lõi trong quy trình tạm ngừng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc lập biên bản này không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện sự minh bạch trong nội bộ doanh nghiệp, giúp tránh các tranh chấp phát sinh sau này. Cùng Giấy phép thành lập công ty, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo và áp dụng mẫu biên bản này.

1. Nội dung cần thiết trong mẫu biên bản họp tạm ngừng kinh doanh

Việc soạn thảo mẫu biên bản họp tạm ngừng kinh doanh là bước đầu tiên và bắt buộc để doanh nghiệp thực hiện thủ tục tạm ngừng hoạt động theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành. Biên bản này ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp, từ lý do tạm ngừng đến quyết định biểu quyết, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch. Dưới đây là các nội dung cần thiết khi soạn thảo mẫu biên bản.

• Theo khoản 1 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đăng ký kinh doanh ít nhất 3 ngày làm việc trước khi tạm ngừng. Biên bản họp là tài liệu bắt buộc kèm theo thông báo, thể hiện sự đồng thuận của hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần), hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên), hoặc chủ sở hữu (đối với công ty TNHH 1 thành viên). Tài liệu này cần ghi rõ thời gian, lý do tạm ngừng, và người được ủy quyền thực hiện thủ tục.
• Nội dung biên bản cần bao gồm thông tin cơ bản như tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa điểm và thời gian họp. Đặc biệt, lý do tạm ngừng kinh doanh, chẳng hạn như khó khăn tài chính hoặc tái cấu trúc, cần được trình bày rõ ràng để đảm bảo tính minh bạch. Ngoài ra, biên bản phải ghi lại kết quả biểu quyết, tỷ lệ phiếu tán thành, và chữ ký của các thành viên tham gia để xác nhận tính hợp pháp.
• Biên bản họp tạm ngừng kinh doanh phải được lưu trữ tại trụ sở công ty và nộp kèm hồ sơ đăng ký tạm ngừng kinh doanh. Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, tài liệu này là một phần không thể thiếu trong hồ sơ gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh, giúp cơ quan nhà nước xác nhận quyết định tạm ngừng đã được thông qua hợp pháp.

2. Mẫu biên bản họp tạm ngừng kinh doanh

BIÊN BẢN HỌP CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Về việc tạm ngừng kinh doanh

Công ty Cổ phần…, mã số doanh nghiệp: …, địa chỉ trụ sở chính: … … tiến hành họp Hội đồng quản trị về việc tạm ngừng kinh doanh theo chương trình như sau:

– Thời gian bắt đầu: vào lúc … giờ … phút, ngày … tháng … năm …

– Địa điểm họp: địa chỉ số … … …

– Thành phần tham dự:

1. Ông/Bà … … … – Chủ tịch Hội đồng quản trị– Chủ tọa cuộc họp

2. Ông/Bà … … … – thành viên Hội đồng quản trị

3. Ông/Bà … … … – thành viên Hội đồng quản trị

– Vắng mặt: ….

– Chủ tọa cuộc họp: Ông/Bà … … …

– Người ghi biên bản: Ông/Bà … … …

Ông/Bà … (chủ tọa cuộc họp) tuyên bố cuộc họp hội đồng quản trị được tiến hành do có đủ số thành viên hội đồng quản trị dự họp.

A. Nội dung cuộc họp:

Hội đồng quản trị lấy ý kiến của các thành viên dự họp về việc:

Tạm ngừng kinh doanh từ ngày   … / … / … đến ngày  … / … /….

Lý do tạm ngừng kinh doanh: … … …

B. Ý kiến phát biểu của các thành viên dự họp:

– Hoàn toàn đồng ý với việc tạm ngừng kinh doanh tại mục A nêu trên.

C. Biểu quyết:

– Tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ: … phiếu

– Tổng số phiếu biểu quyết không hợp lệ: … phiếu

– Tổng số phiếu tán thành: … phiếu

– Tổng số phiếu không tán thành: … phiếu

– Tổng số phiếu không có ý kiến: … phiếu

D. Hội đồng quản trị quyết định: 

– Thông qua việc tạm ngừng kinh doanh tại mục A nêu trên với 100% tổng số phiếu biểu quyết tán thành.

– Giao cho ông/bà … (ghi tên người đại diện pháp luật) tiến hành các thủ tục cần thiết theo quy định của pháp luật.

Cuộc họp kết thúc vào lúc … giờ … phút cùng ngày.

Tải ngay: Mẫu biên bản họp tạm ngừng kinh doanh tại đây!

3. Quy trình soạn thảo và nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh

Để đảm bảo biên bản họp tạm ngừng kinh doanh đáp ứng đúng yêu cầu pháp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình cụ thể. Quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục đúng quy định mà còn tránh các rủi ro pháp lý như bị phạt hành chính. Dưới đây là các bước chi tiết theo pháp luật Việt Nam hiện hành.

• Bước 1: Tổ chức cuộc họp nội bộ
  Doanh nghiệp cần triệu tập cuộc họp của hội đồng quản trị, hội đồng thành viên, hoặc chủ sở hữu để thảo luận và quyết định việc tạm ngừng kinh doanh. Cuộc họp phải có đủ số thành viên theo quy định trong Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp 2020, đảm bảo tính hợp lệ của quyết định.
• Bước 2: Soạn thảo biên bản họp
  Biên bản cần ghi rõ các nội dung như thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, lý do tạm ngừng, và kết quả biểu quyết. Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, biên bản phải có chữ ký của chủ tọa và thư ký cuộc họp, đồng thời nêu rõ thời gian tạm ngừng (tối đa 1 năm cho mỗi lần).
• Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký tạm ngừng
  Hồ sơ bao gồm thông báo tạm ngừng kinh doanh (theo mẫu Phụ lục II-21, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT), quyết định tạm ngừng, và bản sao biên bản họp. Doanh nghiệp cần đảm bảo hồ sơ đầy đủ để tránh bị trả lại.
• Bước 4: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh
  Hồ sơ được nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ ít nhất 3 ngày trước ngày tạm ngừng chính thức.
• Bước 5: Nhận kết quả và theo dõi nghĩa vụ thuế
  Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp nhận thông báo xác nhận tạm ngừng. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng doanh nghiệp vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ thuế còn lại, trừ trường hợp tạm ngừng trọn năm dương lịch (theo Thông tư 25/2018/TT-BTC).

Đọc thêm: Điều kiện thành lập công ty dịch vụ chuyển phát nhanh

4. Ý nghĩa của biên bản họp tạm ngừng kinh doanh

Biên bản họp tạm ngừng kinh doanh không chỉ là tài liệu pháp lý mà còn mang ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo sự minh bạch và đồng thuận nội bộ. Việc lập biên bản đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và duy trì uy tín. Dưới đây là những vai trò chính của biên bản này.

• Biên bản là bằng chứng thể hiện sự đồng thuận của các thành viên hoặc cổ đông, giúp tránh tranh chấp nội bộ về quyết định tạm ngừng kinh doanh. Theo khoản 1 Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, biên bản họp là tài liệu bắt buộc để chứng minh quyết định tạm ngừng đã được thông qua hợp pháp, đặc biệt với các công ty cổ phần hoặc TNHH 2 thành viên trở lên.
• Tài liệu này còn giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, tránh bị xử phạt hành chính. Theo khoản 1 Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không thông báo tạm ngừng đúng hạn, mức phạt có thể lên đến 15 triệu đồng đối với tổ chức. Biên bản họp là cơ sở để cơ quan đăng ký kinh doanh xác nhận tính hợp pháp của thủ tục.
• Ngoài ra, biên bản còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài sản và hợp đồng trong thời gian tạm ngừng. Việc ghi rõ lý do và thời gian tạm ngừng giúp doanh nghiệp lập kế hoạch bảo quản tài sản hoặc xử lý các nghĩa vụ hợp đồng còn lại, đảm bảo không phát sinh tranh chấp pháp lý.

Xem thêm Mẫu biên bản họp tạm ngừng kinh doanh

5. Lưu ý khi soạn thảo biên bản họp tạm ngừng kinh doanh

Để đảm bảo biên bản họp tạm ngừng kinh doanh đáp ứng đúng yêu cầu pháp luật và tránh sai sót, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng. Những lưu ý này giúp quá trình đăng ký tạm ngừng diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Dưới đây là các điểm cần chú ý.

• Biên bản cần tuân thủ đúng thể thức theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bao gồm các thông tin như tên công ty, mã số thuế, thời gian họp, và kết quả biểu quyết. Việc thiếu các thông tin này có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, gây chậm trễ thủ tục.
• Doanh nghiệp cần nêu rõ lý do tạm ngừng kinh doanh, chẳng hạn như khó khăn tài chính, thay đổi chiến lược, hoặc các yếu tố thị trường bất lợi. Lý do này không chỉ giúp minh bạch hóa quyết định mà còn là cơ sở để cơ quan nhà nước xem xét hồ sơ.
• Thời gian tạm ngừng không được vượt quá 1 năm cho mỗi lần đăng ký, theo khoản 1 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020. Nếu cần kéo dài, doanh nghiệp phải làm thủ tục gia hạn trước khi thời hạn tạm ngừng kết thúc, kèm theo biên bản họp mới.
• Cuối cùng, doanh nghiệp cần chỉ định rõ người đại diện theo pháp luật hoặc cá nhân được ủy quyền để thực hiện thủ tục đăng ký tạm ngừng. Theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, chữ ký của người đại diện trong biên bản và hồ sơ là yếu tố quan trọng để xác nhận tính hợp pháp.

Mẫu biên bản họp tạm ngừng kinh doanh là một tài liệu không thể thiếu trong quy trình tạm ngừng hoạt động của doanh nghiệp, giúp đảm bảo tính pháp lý và minh bạch. Việc soạn thảo đúng quy định và tuân thủ các bước nộp hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi khi quay trở lại hoạt động. Nếu bạn cần hỗ trợ soạn thảo hoặc thực hiện thủ tục, hãy liên hệ Giấy phép thành lập công ty để được tư vấn chi tiết và chuyên nghiệp.